Leczenie prostaty laserem

Poprawne przechowywanie dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna coś więcej niż tylko papiery z przychodni. To bowiem pełna historia zdrowia pacjenta. Obejmuje informacje o chorobie, wyniki badań, opisy zabiegów, zgody, informacje o lekach. Dla lekarza, to podstawa prowadzenia terapii. Jednocześnie są to dane wyjątkowo wrażliwe, objęte ścisłą ochroną prawną. W praktyce oznacza to, że przechowywanie dokumentacji medycznej nie może przybierać dowolnej formy. Niedopuszczalne jest zatem przechowywanie dokumentów na biurku w recepcji czy w przypadkowych segregatorach. Coraz więcej placówek medycznych decyduje się więc na powierzenie tego zadania wyspecjalizowanym zewnętrznym firmom zajmującym się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów.

Odpowiedzialność za dokumentację medyczną

Każdy podmiot leczniczy ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej przez określony czas. Musi zapewnić w tym czasie jej poufność i integralność. Niezbędny jest także dostęp do danych archiwalnych w razie potrzeby. To oznacza konieczność spełnienia wielu wymogów. Jest to między innymi zabezpieczenie pomieszczeń, kontrola dostępu, a także procedury wydawania dokumentacji uprawnionym podmiotom.

W małych przychodniach często brakuje warunków, aby stworzyć profesjonalne archiwum. Zdarza się, że dokumenty znajdują się w różnych pokojach. Część jest w kartonach, część w starych szafach, a część już w systemie elektronicznym. Taki miks zwiększa ryzyko błędów. Fachowa archiwizacja dokumentów porządkuje te kwestie. Przenosi też odpowiedzialność organizacyjną na osoby, które zajmują się tym na co dzień.

Profesjonalne przechowywanie dokumentacji medycznej

W placówkach zajmujących się archiwizacją, istotną rolę odgrywa archiwum. To nie jest zwykły magazyn segregatorów. To miejsce, w którym dokumentację się porządkuje według przyjętych schematów.

Fachowcy odpowiadają m.in. za nadawanie sygnatur, układanie teczek w odpowiednich strefach (np. według roczników, rodzaju dokumentacji, statusu pacjenta), prowadzenie rejestrów wypożyczeń oraz kontrolowanie terminów przechowywania. Dzięki jasno opisanym procesom wiadomo, gdzie znaleźć daną kartotekę. Jasne jest też kto i kiedy miał do niej dostęp. Osobną kwestią jest także to, jakie dokumenty można już przeznaczyć do zniszczenia po upływie ustawowego czasu.

W nowoczesnych placówkach usługi archiwizacyjne współpracują z systemami elektronicznymi. Dokumentacja jest digitalizowana skanowana, indeksowana i zapisywana w bezpiecznych systemach informatycznych. To przyspiesza dostęp do informacji. Wymaga jednak dodatkowo znajomości zasad ochrony danych i bezpieczeństwa IT.

Outsourcing przechowywania dokumentacji medycznej kiedy warto?

Nie każda placówka medyczna ma możliwość stworzenia własnego archiwum. Brakuje bowiem powierzchni. Często nie ma także doświadczenia w organizacji takich procesów. Właśnie wtedy naturalnym rozwiązaniem staje się współpraca z zewnętrzną firmą. Taki partner zapewnia odpowiednio zabezpieczone magazyny, system ewidencji, obsługę udostępniania dokumentacji na wniosek pacjenta lub uprawnionych instytucji oraz nadzór nad cyklem życia dokumentu

Z punktu widzenia rozwoju placówki zewnętrza archiwizacja dokumentów pozwala uwolnić cenną przestrzeń. W ten sposób pozostaje miejsce na gabinety i poczekalnie. Ogranicza się też koszty stałe związane z utrzymaniem własnego archiwum.